Joensuun kaupunki valmistelee asiakaspalvelun ja hallinnon järjestämistä saman katon alle kantakaupungin alueella. Kyseessä on yksi kaupungin hallinnon historian suurimpia uudistuksia. Asiaa käsiteltiin kaupunginvaltuuston iltakoulussa maanantaina 9.3.

Hallinnon tilojen saaminen yhteen paikkaan on asetettu tavoitteeksi Joensuun konsernistrategiassa. Tavoitetilaksi vuodelle 2021 on asetettu asiaa koskevan aiesopimuksen hyväksyntä ja hankkeen eteneminen. Tätä tavoitetta kohti on tehty alustavaa valmistelua.

Tällä hetkellä noin 170–230 hallinnon ja suunnittelun henkilöä sekä asiakaspalvelu ovat hajallaan muun muassa kaupungintalolla, Muuntamontiellä, Carelicumissa ja eri osissa Tiedepuistoa. Tämä ei ole tehokas tilaratkaisu kuntalaisen modernin asiakaspalvelun, yhteisen toimintakulttuurin tai hyvän ja poikkileikkaavan hallinnon sekä suunnittelun kannalta.

Hanke mahdollistaisi uudenlaisten työskentelytapojen sekä tulevaisuuden kaupungintalo -konseptin kehittämisen ja käyttöönoton. Tavoitteena on parempi kokonaisjohtaminen, yhteistyö, tehokkuus ja taloudellisuus. Samalla tavoitellaan kuntalaisille helposti saavutettavaa ja modernia tulevaisuuden asiakaspalvelua yhdessä paikassa kantakaupungin alueella. Uudistus ei vaikuta maaseutualueiden palvelujen järjestämiseen.

– Kokonaisjohtaminen ja organisaation yhteistyö tehostuu ja paranee, kun keskeinen osa hallinnon ja suunnittelun ihmisistä on samoissa tiloissa, toteaa kaupunginjohtaja Kari Karjalainen.

Sijoittumista Carelicumin kortteliin selvitetään

Kaupunginvaltuuston iltakoulussa käydyssä keskustelussa olivat esillä vaihtoehdot omista tai vuokratuista tiloista. Tilojen yhtenä sijoitusvaihtoehtona selvitetään Carelicumin korttelia niin, että asiakaspalvelu olisi katutasossa ja toimistotilat ylemmissä kerroksissa. Tilasuunnittelun malliksi on ajateltu onnistuneeksi koetun Business Joensuun monitilatoimiston tyyppistä ratkaisua.

Jos ratkaisu toteutuu, se vaatii huomattavaa nykyisten tilojen järjestelyä. Tässä vaiheessa on alustavasti hahmoteltu, että Carelicumin nykykäytöstä todennäköisesti luovuttaisiin. Kaupungintalosta on visioitu uudenlaisen konseptin mukaista teatteri- ja museotaloa, jonne voisi sijoittua myös muita kulttuuriin liittyviä toimintoja. Sekä kaupungintalo että taidemuseo ovat arvorakennuksia, joista kaupunki on joka tapauksessa sitoutunut pitämään huolta. Tiedepuistolla olevista tiloista luovuttaisiin nykyisten vuokrasopimusten mukaisesti. Myös osoitteessa Muuntamontie 5 sijaitsevasta rakennuksesta vapautuisi tilaa.

Alustavasti hahmoteltujen ratkaisujen myötä kaupungin käytöstä poistuisi noin 7 000 m2 nykyisiä tiloja. Uutta tilaa tarvittaisiin arviolta 3 500–4 500 m2, josta arviolta 500 m2 asiakaspalveluun. Poistuvat tilavuokrat olisivat noin 1,1 miljoonaa euroa ja uusien tilojen vuokrat karkeasti arvioituna 1,0–1,2 miljoonaa euroa. Luvut tarkentuvat suunnittelun edetessä. Ratkaisun taloudellisuuteen vaikuttavat myös mahdollisesti poistuvien tilojen realisoinnista saatavat tuotot, kaupungintalon uutta käyttöä varten tarvittavien muutostöiden kustannukset sekä toiminnan tehostumisesta tuleva kustannushyöty.

Laajaa selvitystyötä vaativa kokonaisuus, taustalle tarvitaan linjapäätös

Kokonaisuuden suunnittelu ja valmistelu on valtava työ, joka vaatii laajaa osallistumista eri toimialoilta. Erilaisia selvitettäviä ja suunniteltavia osakokonaisuuksia on tällä hetkellä arvioitu olevan vajaat 20.

Suunnitteluun ei sidota merkittävästi resursseja, ennen kuin kaupungin tahtotila hankkeen etenemiseen on varmistunut. Seuraavassa vaiheessa kaupunginvaltuuston huhtikuun kokoukseen valmistellaan eri vaihtoehtojen pohjalta linjauspäätösehdotus siitä, miten asian valmistelussa edetään. Tämän jälkeen valmistelu jatkuu siten, että lopullinen päätös hankkeen toteuttamisesta olisi hyväksyttävissä vuoden 2020 loppuun mennessä. Nopeimmillaan uudet tilat voisivat olla käytössä vuonna 2022.

Esimerkkejä kokonaisuuteen liittyvistä selvitettävistä asioista ovat kokonaisprojektin koordinaation järjestäminen ja resursointi, henkilöstökysely työskentelytavoista ja työtilojen käytöstä tilasuunnittelun taustalle, henkilöstön liikkumista ja pysäköintiä koskevat selvitys ja työnantajalinjaukset mahdollisessa uudessa sijainnissa, ICT- ja kalusteratkaisujen yhtenäistäminen jo ennakoivasti, poistuvien tilojen ratkaisujen tarkentaminen sekä uudenlaisen museokonseptin kehittäminen ja kaupungintalossa mahdollisesti tarvittavien muutostöiden suunnittelu.

– Työn tekemisen tavat muuttuvat tulevaisuudessa. Kaupungilla pitäisi olla viisautta aavistaa niitä niin, että tilat palvelevat pitkään. Suunnittelua tarvitaan myös siitä, millaisia asiakaspalveluja kuntalaiset tulevaisuudessa haluavat ja tarvitsevat, Karjalainen kertoo.