Talvimatkailun ja tapahtumatuotantojen uusi kasvusuunta -hankkeen aloitusseminaari
kuva: Matti Moller
Kokoontumiset edistävät tekemistä ja luovat yhteisöllisyyttä. Konferensseissa, seminaareissa ja muissa kokoontumisissa keräännytään yhteisen mielenkiinnon kohteen ympärille ja keskustellaan siihen liittyvistä ideoista ja ongelmista. Sanan konferenssi juuret löytyvät keskiajan latinasta ja kuvaavat hyvin sanan nykyistäkin merkitystä: kokoonnutaan yhteen ja vaihdetaan mielipiteitä. Kokoontumisia voidaan järjestää melkein minkä vain asian ympärille, ne voivat olla monen kokoisia ja näköisiä, ja järjestäjänä voi olla useampikin yhteisö. Onnistuneeseen kokoontumiseen tarvitaan idea, intoa, osaamista ja resursseja.
Kokoontumiset mahdollistavat yhteisten kiinnostuksenkohteiden jakamisen ja toisiltamme oppimisen. Hyvien kumppanuuksien keskiössä on usein uuden oppiminen. Siinä onnistuaksemme on meidän tunnettava toisemme hyvin. On tärkeää tavata muut toimijat ja tutustua: näin vahvistetaan keskinäistä luottamusta. Usein kokoontumisten tavoitteena on myös kehittää yhteistyötä, löytää uusia kontakteja ja pitää yllä solmittuja kumppanuuksia.
Kongressijärjestäjät ja osallistujat uskovat tutkimuksen mukaan kasvokkain toteutuviin tapaamisiin ja verkostoitumiseen. Yhteenkuuluvuuden kokemus on meille tärkeää. Joskus omat työtehtävät ja niiden haasteet, tutkimus tai kehitysideat ovat niin erityislaatuisia, ettei niitä voi jakaa kovin monen työkaverin kanssa.
”Miten muuttaa kaupungintalo nykyajassa toimivaksi museoksi? Eihän tällaista tapahdu muualla!” On kuitenkin helpottavaa tietää, että monia muita eri käyttötarkoitukseen suunniteltuja rakennuksia, kuten kirkkoja, on muutettu museoiksi. Mikä on rakennuksen rooli, kun rakennetaan mahdollisuuksia luovuudelle, sivistykselle, identiteettien rakentumiselle ja muutosten ymmärtämiselle? Järjestämällä kysymyksiä herättävästä aiheesta kokoontumisen, voit saada maan tai jopa maailman parhaat osaajat luoksesi ja kerätä kullanarvoista ymmärrystä, taitoja ja tukea tavoitteisiisi. Kokoontumisten tärkeää antia on toisten ihmisten tapaaminen ja verkostoituminen. Järjestämällä kokoontumisen asetat itsesi muodostuvan verkoston keskukseen.
Usein kokoontumisen teema ja sisältö ovat kiinteässä yhteydessä seudun kulttuuriin, kumppaneihin, resursseihin ja politiikkaan, joiden muodostamaa kokonaisuutta voi ymmärtää vain viettämällä aikaa kyseisellä seudulla. Onkin joskus parempi pyytää asiantuntijat luoksesi kaiken tämän merkitysvyyhdin keskelle.
Vieraat avaavat usein myös omat silmämme. Tiesitkö, että Joensuun pyöräteiden talvikunnossapitoa ihastellaan myös kotimaan rajojen ulkopuolella?
Kokoontumisen järjestäminen on vaativaa, mutta samaan aikaan palkitsevaa ja opettavaista. Tapahtumien järjestäminen on lähes poikkeuksetta oppimiskokemus ja vaatii ympärille ahkeria toimijoita, verkostoja ja aihepiirin osaamista. Järjestelyissä pääsee tekemään viestintää, organisointia ja ryhmätyötä kenties aivan uusilla tavoilla. Kokoontumisia järjestäneet pitävät isännöintiä hyödyllisenä kokemuksena myös järjestäjäorganisaation ja alueen maineen rakentamisen näkökulmasta.
Kokoukset, seminaarit ja konferenssit ovat myös merkittävässä osassa alueen talouden elpymisessä. Kokoontumiset luovat työtä puhujien lisäksi tapahtumien tuottajille, majoitus- ja ravitsemistoimijoille, liikennepalveluille, ohjelmapalveluyrityksille ja muille osaajille. Nämä kerrannaisvaikutukset eivät välttämättä vaikuta suoraan yksittäisen kokoontumisen järjestäjän päätöksentekoon. Kokoontumisten ympärillä toimivat markkinaehtoiset palveluntuottajat tarvitsevat kuitenkin ympärilleen ostavia asiakkaita kehittyäkseen, ja jokainen kokoontuminen auttaa alueen yrityksiä eteenpäin.
Voimme saada porkkanoita kokoontumisten hakemiseen monesta pussista. Osaa meistä motivoi henkilökohtaisen arvovallan kasvattaminen, joitakin oppiminen, ihmisten tapaaminen, hyvien käytänteiden jakaminen tai uuden ideointi. Olemalla puikoissa pääset vaikuttamaan kokoontumisen ohjelmaan ja sisältöön. Voit nostaa haluamiasi näkökulmia esiin ja jättää vastaavasti muita taustalle.
Kokoontumiset ovat parhaimmillaan tapahtumia, joissa voit kutoa osallistujat tunnesiteellä osaksi sinun tarinaasi ja haluamaasi muutosta. Tarinan ei tarvitse olla mikään iltasatu, vaan se voi olla esimerkiksi arvo tai tavoite. Näinä osittain synkkinä aikoina kokoontumisen tarinana voi olla myös tärkeät ja ylläpitoa vaativat arvot – humaanius, sivistys ja kulttuuri.
Talvimatkailun ja tapahtumatuotantojen uusi kasvusuunta -hanke kehittää ja elvyttää koronan kolhimaa toimialaa sekä auttaa Joensuuta valikoitumaan entistä useammin merkittävien kokousten ja konferenssien järjestämispaikaksi. Hanketta rahoitetaan osana Euroopan unionin covid-19 -pandemian johdosta toteuttamia toimia.