1. Joensuun kaupunki vastaa Koveron kirjailijaresidenssin toiminnasta ja valitsee kirjailijaresidenssin asukkaat sekä lähettää valituille virallisen kutsun kirjailijaresidenssiin. Kaupunki voi myös kutsua kirjailijaresidenssiin taiteilijan. Tullakseen valituksi tulee hakijan olla alallaan toimiva ammattilainen ja /tai suorittanut oman alansa loppututkinnon.
2. Kirjailijaresidenssi luovutetaan pääsääntöisesti yksittäisille hakijoille.
3. Asukkaan tulee allekirjoittaa kirjailijaresidenssin virallinen käyttösopimus. Samalla hän hyväksyy kirjailijaresidenssin käyttösäännöt, ja vahvistaa vastaanottavansa kirjailijaresidenssioleskelupaikan.
4. Asukas vastaa itse omista matkakustannuksistaan, tavaroistaan ja tarvitsemistaan tarvikkeista ja materiaaleista.
5. Kirjailijaresidenssiasunto on varustettu normaalein asumistarpein, joka sisältää peruskalustuksen sekä ruoanlaitto- ja siivoustarpeiston.
6. Tulenteko kirjailijaresidenssissä ja sen välittömässä läheisyydessä on kielletty. Tupakointi on sallittu ainoastaan sille erikseen osoitetussa paikassa.
7. Tiloja ei voi käyttää maalaus- tai kuvanveistoateljeena, eikä muussakaan tämän tyyppisessä toiminnassa.
8. Asukas huolehtii itse omasta vakuutusturvastaan ja omistamansa irtaimiston vakuutusturvasta.
9. Asukas huolehtii kirjailijaresidenssin yleisestä siisteydestä. Tilassa tehdään alku- ja lopputarkastus.
10. Asukas on vastuussa kirjailijaresidenssissä olevista huonekaluista ja muusta irtaimistosta. Niin ikään asukas on vastuussa siitä, että tilat pysyvät vahingoittumattomina ja tilojen luovutushetkeä vastaavassa kunnossa. Mikäli asukas vahingoittaa tiloja, niissä olevaa irtaimistoa tai muuten esimerkiksi huolimattomuudellaan aiheuttaa tiloissa vahinkoa, asukas on velvollinen korvaamaan kaupungille aiheuttamansa vahingon. Niin ikään asukas on velvollinen korvaamaan tiloissa olevien huonekalujen ja muun irtaimiston häviämisen tai katoamisen.
11. Asukas ei saa pysyvästi majoittaa kirjailijaresidenssiin ulkopuolisia asukkaita. Lyhytaikaiset vierailut ovat sallittuja. Asukas on vastuussa siitä, että vieraat noudattavat kirjailijaresidenssin sääntöjä.
12. Kirjailijaresidenssissä asuvat sitoutuvat noudattamaan Suomen valtion järjestyslakia.
13. Asukas saa kuittausta vastaan tilaan oman avaimen. Kirjailijaresidenssijakson päätyttyä asukas on velvollinen palauttamaan avaimen Joensuun kaupungin nimeämälle yhteyshenkilölle, jolloin se kuitataan kirjallisesti luovutetuksi. Mikäli avain katoaa, on asukkaan korvattava siitä aiheutuvat kustannukset.
14. Käyttömaksu tulee maksaa ennakkoon, ja se on henkilökohtainen. Maksutosite käyttömaksusta on esitettävä avaimenluovutuksen yhteydessä. Peruutustapauksissa käyttömaksua ei pääsääntöisesti palauteta.  Käyttömaksu palautetaan ainoastaan sairastapauksissa lääkärintodistusta vastaan.
15. Kirjailijaresidenssin käyttömaksu sisältää korvauksen tilankäytöstä, tilassa olevan asumiseen liittyvän tarpeiston käytöstä ja laajakaistayhteydestä sekä tavanomaisen kulutuksen mukaisen sähkön ja veden.
16. Taiteilijan tulee toimittaa noin sivun mittainen kirjallinen raportti oleskeluajastaan kaupungin nimeämälle yhteyshenkilölle joko sähköpostitse tai muuten kirjallisesti. Raportti on toimitettava kuukauden kuluessa kirjailijaresidenssijakson päättymisestä.
17. Joensuun kaupungilla on oikeus purkaa asukkaan kanssa tehty sopimus, mikäli kirjailijaresidenssin sääntöjä ei noudateta.
18. Mahdolliset riita-asiat pyritään ratkaisemaan neuvotteluilla. Mikäli neuvottelut eivät johda sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, ratkaistaan erimielisyydet Joensuun käräjäoikeudessa.

Joensuun kulttuuri- ja nuorisolautakunta 27.9.2011